Policy whisteblowing: segnalazioni di illeciti aziendali

Premessa 

La presente Policy è rivolta a tutti i soggetti che si rapportano con Atipica Cooperativa Sociale e sono  legittimati alla segnalazione di eventuali illeciti aziendali in cui fossero direttamente coinvolti o di  cui fossero venuti a conoscenza. 

Questa policy ha lo scopo di informare i potenziali soggetti segnalanti in maniera chiara e  sintetica sul canale di segnalazione messo a disposizione per il cd. whistleblowing, sul suo  meccanismo di funzionamento, sull’iter procedurale e sui termini di riscontro e sull’osservanza delle  disposizioni di legge in materia da parte di Atipica. 

La Policy è messa a disposizione e a conoscenza dei potenziali interessati attraverso:

• pubblicazione sul sito https://www.atipica.org così da esser resa ai soggetti esterni e ai soggetti interni negli appositi spazi riservati;
• affissione nelle bacheche aziendali della cooperativa. 

Atipica Cooperativa Sociale si riserva il diritto di cambiare, modificare, aggiungere o rimuovere qualsiasi parte della presente policy in qualsiasi momento. La policy conterrà l’indicazione della data di aggiornamento e ad ogni aggiornamento verrà data adeguata informazione. 

Canale di segnalazione 

In ottemperanza agli obblighi di legge, Atipica Cooperativa Sociale si è dotata di un indirizzo e-mail Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.

Il canale di segnalazione deve intendersi di tipo interno ex. art. 4 D. Lgs. 24/2023 e consente l’invio  di segnalazioni in forma scritta. La segnalazione dovrà contenere: 

• Dati del segnalante (nome, cognome); 
• Descrizione della segnalazione con indicazione di:
  • servizio o attività in cui si è verificato il fatto e indicazioni necessarie per circoscrivere  l’accaduto; 
  • periodo in questione; 
  • luogo fisico in cui è occorso;
  • nome, cognome, qualifica di colui che ha (potenzialmente) commesso il fatto (in caso di soggetti esterni alla Società, specificarlo)
  • eventuali altri soggetti che possono riferire sul fatto;
  • informativa privacy Whistleblowing con consenso trattamento dati.

Attraverso l’indirizzo e-mail il soggetto vittima di un illecito aziendale o un soggetto terzo che sia a  conoscenza di un fenomeno di illecito aziendale già avvenuto o potenzialmente configurabile in  futuro può segnalare il proprio caso. 

La segnalazione verrà tempestivamente gestita dal Responsabile gestione segnalazioni opportunamente formato per garantire la gestione del caso conformemente a quanto prescritto dalla  normativa in materia.  

Soggetti legittimati  

Sono legittimati all’invio di segnalazioni di illeciti aziendali, tutti i soggetti elencati all’art.3 del D.lgs.  n.24/2023. A titolo esemplificativo e non esaustivo la segnalazione può avvenire da parte: 

• dei dipendenti, tirocinanti e volontari di Atipica Cooperativa  sociale; 
• di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi, ivi compresi quelli con  rapporto di collaborazione che intrattengono rapporti con Atipica cooperativa sociale.

Estensione della tutela

 La tutela dei segnalanti è garantita: 

• nel caso dei lavoratori dipendenti di Atipica cooperativa sociale durante tutta la vigenza del contratto, ivi incluso il periodo di prova ed inoltre è estesa alle fasi di selezione, a  quelle precontrattuali in genere e, nel caso di cessazione del rapporto di lavoro oltre la  fine dello stesso rapporto qualora il lavoratore sia venuto a conoscenza o sia stato vittima  di illeciti aziendali in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto di  lavoro; 
• nel caso di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi e altri soggetti che  intrattengono un rapporto di collaborazione con Atipica per tutta la durata del rapporto,  ivi incluse le fasi precontrattuali e oltre il termine del contratto qualora il soggetto sia  venuto a conoscenza o sia stato vittima di illecito aziendale in concomitanza o  successivamente alla cessazione del rapporto.

Tipo di segnalazioni ammesse

Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del segnalante,  configurino o siano potenzialmente in grado di ledere l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente. 

A titolo esemplificativo questo canale può essere utilizzato per segnalare fatti o situazioni in grado di  arrecare un danno o un pregiudizio, quali ad esempio: 

• comportamenti attuati in violazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo,  del codice etico o di altre disposizioni interne all’organizzazione; 
• comportamenti illeciti rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001;
• comportamenti in grado di comportare danni per l’ambiente, la salute e la sicurezza delle  risorse, dei clienti, dei fornitori o dei cittadini in genere, la protezione dei dati personali e  la sicurezza delle reti e sistemi informativi.

Iter procedurale

Il soggetto che intende fare una segnalazione deve inviare una e-mail all’indirizzo di posta elettronica Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. Il segnalante ha la possibilità di allegare documenti, immagini (file  elettronici) che reputa utili a sorreggere e/o integrare la segnalazione di illecito. 

Al soggetto formato e deputato alla gestione delle segnalazioni arriva contestualmente una notifica  circa la presenza di una nuova segnalazione. 

Entro il termine di 7 (sette) giorni la segnalazione viene presa in carico ed il segnalante può avere  il riscontro di questo attraverso una e-mail di avviso di ricevimento. 

Successivamente il soggetto gestore delle segnalazioni, attraverso l’indirizzo e-mail dedicato, può  interfacciarsi con il segnalante se reputa necessari eventuali approfondimenti oppure, se già in  possesso di tutti gli elementi necessari, può dare riscontro al segnalante. 

In ogni caso, anche qualora la segnalazione non costituisca illecito e/o, risulti infondata o  erroneamente presentata (per via dei suoi contenuti) su canale inidoneo, viene fornito un riscontro al  segnalante entro 3 (tre) mesi dalla data di avviso di ricevimento. 

Gestione della segnalazione/istruttoria  

Le attività di istruttoria si compongono delle seguenti fasi: 

1. Protocollazione - Tutte le segnalazioni saranno protocollate tramite apposito codice identificativo e registrate nel  “Registro delle Segnalazioni”, al fine di garantire la tracciabilità della documentazione  anche nelle fasi successive.
   Se la Segnalazione non è pertinente, il Responsabile gestione segnalazioni non ne terrà conto e  provvederà ad informare il segnalante che non proseguirà nell’iter di approfondimento delle  informazioni.
2. Accertamento - La fase di accertamento si concretizza nell’effettuazione di verifiche mirate sulle Segnalazioni  verificabili, che consentano di individuare, analizzare e valutare gli elementi a conferma della  fondatezza dei fatti segnalati.
   Ricevuta la Segnalazione, il Responsabile gestione segnalazioni provvede ad avviare l’esame  preliminare al fine di effettuare una prima valutazione e attivare conseguentemente un processo di  accertamento della fondatezza della stessa, avvalendosi, se necessario, dell’ausilio di figure interne di supporto individuate a seconda dell’oggetto della Segnalazione o di consulenti esterni.
   La fase di accertamento può concludersi con: 
   • esito negativo: in tal caso si procede all’archiviazione della segnalazione;
   • esito positivo: in tal caso si procede all’invio dell’esito delle verifiche condotte alle funzioni  aziendali o agli organi di direzione di riferimento, sia in base ad oggetto, gravità della  violazione e soggetto identificato come responsabile della violazione; al fine di permettere  alla Società di adottare le necessarie contromisure e le eventuali sanzioni disciplinari.Il Responsabile gestione segnalazioni provvede, inoltre, ad informare il Consiglio di  Amministrazione e il Collegio Sindacale sullo stato  delle Segnalazioni ricevute tramite un Report segnalazioni.
3. Azioni correttive - Qualora dalle fasi precedenti emerga la necessità di promuovere azioni correttive sull’efficacia dei  controlli interni è responsabilità del management delle funzioni nella quale si è verificata la criticità  implementare le azioni di miglioramento necessarie a prevenire il ripetersi della problematica. 
   Gli organi di direzione e/o controllo, nell’ambito delle rispettive competenze, ne monitorano il  relativo stato di attuazione.
4. Reporting - Il Responsabile gestione segnalazioni redige su base annuale un Report segnalazioni dove sono riportati gli esiti relativi alle attività svolte.
   Il Report prevede i seguenti contenuti minimi:
   • numero segnalazioni ricevute e analizzate;
   • numero segnalazioni ritenute verificabili;
   • numero segnalazioni ritenute non verificabili; 
   • numero segnalazioni verificabili per cui si è provveduto alla relativa attività di accertamento;
   • per le segnalazioni per cui si è provveduto all’attività di accertamento, status dell’attività (in  corso o conclusa) e, se possibile, relativo esito.
   Tale Report viene inviato al Consiglio di Amministrazione, al Collegio Sindacale e ad eventuali altri organi di controllo.

Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni  

Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate  per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre la data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di  riservatezza di cui all'articolo 12 del D. Lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo  1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del  2018. 

Osservanza del divieto di atti ritorsivi  

In ottemperanza alle disposizioni di cui all’art. 17 del D.lgs. n. 24/2023 Atipica Cooperativa sociale  osserverà il divieto di porre in essere qualsiasi atto ritorsivo nei confronti dei segnalanti. 

Data: 14.12.2023